Senin, 30 Agustus 2021   

DATA APA SAJAKAH YANG DIBUTUHKAN

Abdul Wakhid Pustakawan Ahli Madya

ABSTRAK

Untuk mengukur kinerja suatu perpustakaan dibutuhkan data statistik terkait dengan kondisi sumberdaya perpustakaan dan data kegiatan dan capaian kegiatan. Data tersebut akan digunakan untuk mengukur kinerja dengan mengacu pada standar indikator kinerja perpustakaan dengan Nomor ISO 11620. Dengan dasar pengukuran ini selanjutnya dirumuskan dan diterapkan standar kinerja perpustakaan di Indonesia dengan mengadopsi indikator tersebut.

PENDAHULUAN

Beberapa perpustakaan di Indonesia seperti perpustakaan umum, perpustakaan khusus, perpustakaan sekolah dan perpustakaan perguruan tinggi belum secara rutin melakukan pengukuran kinerjanya atau jika ada yang sudah melakukan pengukuran tidak menutup kemungkinan satu sama lain melakukan teknik pengukuran dan acuan atau pedoman yang berbeda. Kondisi seperti ini dipicu karena sebagian pengelola perpustakaan belum mengetahui acuan indikator dan data yang seharusnya digunakan untuk mengukur kinerja, dan pada sisi lain belum adanya pedoman atau acuan pengukuran kinerja secara nasional. Untuk mendapatkan hasil pengukuran yang benar maka diperlukan data input yang benar dan valid. Selanjutnya hasil pengukuran yang benar dapat digunakan sebagai bahan laporan kinerja perpustakaan yang dapat digunakan sebagai bahan dasar pertimbangan untuk evaluasi, perencanaan dan pengembangan kedepan. Pertimbnagan dalam memilih ukuran kinerja dan data masukan diantaranya: (a) diusahakan pengukuran atau data tersedia dan dapat dilakukan oleh semua jenis perpustakaan; (b) diusahakan pengukuran dan data mudah dilakukan oleh semua jenis perpustakaan; (c) diusahakan hasil pengukuran dapat digunakan sebagai dasar petimbangan pengembangan kedepan, dan hasil pengukuran dapat digunakan untuk membandingkan kinerja dengan perpustakaan lain; (d) pengukuran dan data yang digunkan bersifat empiris serta dapat digunakan untuk mengetahui tingkat keberhasilan pencapaian tujuan; (d) hasil pengukuran dapat digunakan sebagai bahan dasar monitoring, evaluasi dan pengembangan.   

DATA INPUT

·         Daftar anggota tercatat

·         % anggota terhadap populasi

·         Jumlah kunjungan harian

·         Jumlah kunjungan rata-rata dalam periode tertentu

·         Jumlah koleksi berdasarkan judul

·         Jumlah koleksi berdasarkan eksemplar

·         Jumlah koleksi berdasarka subjek

·         % koleksi terhadap subjek

·         Jumlah koleksi (judul) yang dilayankan

·         Jumlah koleksi (subjek) yang dilayankan

·         Jumlah koleksi (judul) yang dipinjam

·         Jumlah koleksi (subjek) yang dipinjam

·         Rasio jumlah koleksi terhadap populasi

·         Kemutakhiran koleksi (%)

·         Akuisisi koleksi terakhir berdasrakan subjek

·         Jumlah jam layanan dan permintaan terhadap jam layanan

·         Jumlah komputer workstation yang digunakan untuk pengguna

·         Jumlah bangku yang tersedia untuk pengguna

·         Luas area layanan pengguna

·         Jumlah SDM total yang bekerja di perpustakaan

·         Jumlah SDM yang melakukan aktivitas layanan perpustakaan

·         Rasio petugas layanan terhadap jumlah SDM

·         Jumlah kepuasan pengguna

KINERJA PROSES

Jam buka layanan: data yang dibutuhkan adalah jumlah jam layanan harian, mingguan, bulanan dan tahunan (jumlah total jam layanan dalam satu tahun).

Kecepatan pengadaan koleksi: data yang dibutuhkan jumlah koleksi yang diadakan berdasarkan judul, subjek dan jumlah eksemplar dalam periode satu tahun.

Kecepatan pengolahan: rata-rata koleksi yang sudah diolah dan siap dilayankan berdasarkan judul, subjek dan eksemplar dalam periode satu tahun.

KINERJA HASIL

Sirkulasi : data yang dibutuhkan yaitu (a) jumlah koleksi yang dilayankan berdasarkan judul, subjek dan jumlah eksemplar (pertahun dan perkapita); (b)  jumlah koleksi yang dipinjam berdasarkan judul, subjek dan jumlah eksemplar (pertahun dan perkapita); (c) jumlah koleksi yang dibaca ditempat bedasarkan judul, subjek dan jumlah eksemplar (pertahun dan perkapita); (d) koleksi yang dipakai diruang baca (pertahun dan perkapita).

Kunjungan : data yang dibutuhkan yaitu (a) jumlah pengunjung dalam setahun; (b) jumlah pengunjung perkapita; (c) jumlah pengunjung pada acara yang diadakan oleh perpustakaan seperti pameran, hari perayaan, dll (pertahun dan perkapita).

Referensi : data yang dibutuhkan yaitu (a) jumlah transaksi referensi setahun; (b) total transaksi referens setahun; (c) rasio terhsdsp referensi; (d) jumlah pertanyaan referens yang dapat dijawab setahun.

Judul : data yang dibutuhkan yaitu (a) jumlah judul yang diminta pengunjung dan berhasil ditemukan; (b) jumlah judul yang dicari pengunjung; (c) rasio terhadap judul.

Subjek : data yang dibutuhkan yaitu (a) jumlah subjek dan penulis yang ditemukan; (b) jumlah subjek dan penulis yang dicari; (c) rasio terhadap subjek dan penulis.

Turnover rate (tingkat perputran sirkulasi koleksi) data yang dibutuhkan antara lain jumlah sirkulasi koleksi yang dipinjam, dibaca ditempat berdasarkan judul, subjek dan eksemplar dalam periode satu tahun.

User satisfaction (jumlah kepuasan pengguna terhadap layanan perpustakaan) data yang dibutuhkan yaitu jumlah pengguna yang menyatakan puas terhadap layanan perpustakaan dibandingkan dengan jumlah seluruh pengguna.

% of stock not lent in certain time (persentase jumlah koleksi yang tidak dipinjamkan).

CONTOH PERHITUNGAN

Sirkulasi perkapita adalah jumlah rata-rata peredaran buku (dalam bentuk dipinjam ke luar perpustakaan) kepada pemakai perpustakaan. Cara menghitungnya : jumlah buku yang dipinjamkan kepada penggunanya selama satu tahun dibagi dengan jumlah populasi pengguna yang wajib dilayani oleh perpustakaan, dalam hal ini adalah jumlah SDM pengelola perpustakaan.

Koleksi yang digunakan di Perpustakaan perkapita adalah jumlah rata-rata koleksi yang dipakai ditempat (perpustakaan) oleh setiap pemakai perpustakaan. Cara menghitungnya : jumlah koleksi perpustakaan yang digunakan ditempat (tidak dipinjam keluar perpustakaan) oleh pemakai perpustakaan dibagi dengan jumlah populasi pengguna yang wajib dilayani oleh perpustakaan, dalam hal ini adalah jumlah SDM pengelola perpustakaan.

Pengunjung perpustakaan per kapita adalah rata-rata kunjungan setiap orang (pemakai) ke perpustakaan selama satu tahun. Cara menghitungnya : adalah jumlah total kunjungan pemakai ke perpustakaan selama selama satu  tahun dibagi dengan jumlah populasi pengguna yang wajib dilayani oleh perpustakaan,  dalam hal ini adalah SDM pengelola perpustakaan.

Kehadiran pemakai pada acara perp. per kapita adalah rata-rata pengunjung ke acara-acara yang diadakan oleh perpustakaan selama satu tahun. Cara menghitungnya : jumlah total pengunjung ke acara-acara yang diadakan oleh perpustakaan selama satu tahun dibagi dengan jumlah populasi pengguna yang wajib dilayani oleh perpustakaan, dalam hal ini adalah SDM pengelola perpustakaan.

Transaksi referens per kapita adalah rata-rata pelayanan referensi yang diberikan kepada setiap pemakai perpustakaan selama satu tahun. Cara menghitungnya : jumlah transaksi pelayanan referensi yang diberikan kepada pemakai perpustakaan selama satu tahun dibagi dengan jumlah populasi pengguna yang wajib dilayani oleh perpustakaan, dalam hal ini adalah jumlah SDM pengelola perpustakaan.

Reference Fill Rate adalah persentase jumlah transaksi layanan referensi yang dapat dijawab terhadap total transaksi layanan referensi. Cara menghitungnya : jumlah transaksi pelayanan referensi yang dapat dilayani (dapat dijawab) dibagi dengan total transaksi pelayanan referensi selama satu tahun.

Title Fill Rate adalah persentase jumlah penelusuran melalui judul koleksi yang ditemukan terhadap total penelusuran. Cara menghitung : jumlah penelusuran melalui judul koleksi (buku dll.) yang dapat ditemukan dibagi dengan adalah jumlah seluruh penelusuran melalui judul.

Subject and Aurhor Fill Rate adalah persentase penelusuran melalui topik dan pengarang yang ditemukan terhadap jumlah seluruh penelusuran yang dilakukan melalui topik dan pengarang. Cara menghitungnya : jumlah penelusuran melalui topik dan pengarang  koleksi (buku dll.) yang dapat ditemukan dibagi dengan adalah jumlah seluruh penelusuran yang dilakukan melalui topik dan pengarang.

Persentase anggota terhadap populasi adalah persentase anggota yang terdaftar sebagai pengguna aktif perpustakaan terhadap populasi perguruan tinggi yang wajib dilayani. Cara menghitungnya : jumlah anggota yang terdaftar sebagai pemakai aktif di perpustakaan dibagi dengan adalah jumlah populasi pengguna yang wajib dilayani oleh perpustakaan, dalam hal ini adalah jumlah SDM pengelola perpustakaan.

Turnover Rate adalah rata-rata frekuensi koleksi yang dipinjam oleh pemakai selama satu tahun. Cara menghitungnya : adalah jumlah koleksi perpustakaan yang dipinjamkan kepada pemakai selama satu tahun dibagi dengan adalah jumlah eksemplar koleksi perpustakaan.

RUJUKAN

Kopian Dokumen ISO 11620

Dokumen paparan Abdul Rahman Saleh. 2020. Pengukuran kinerja dan statistik perpustakaan